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2013-03-12 11:27:56 点击次数:4970次

公关活动中的项目管理

  俗话说,公关活动“创意也许可以是三流的但执行必须是一流的”。这说明一个公关活动的成败关键取决于其在整个项目操作中的各项细节的管理把控,细节决定一切!那细节的把控都体现在那些方面呢?让我们从三个方面进行了解:

 

  一、活动项目前期沟通

 

  任何一个活动项目前期沟通很重要,这就是说根据活动要求要把活动中的每一个信息点和相关的要求要准确无误的传递给相关供应商,那一个活动项目都需要沟通些什么呢?

 

  一般来说活动项目前期分为礼仪管理沟通、摄影摄像管理沟通、主持人管理沟通、搭建/AV管理沟通、VIP管理沟通、演艺管理沟通、餐饮管理沟通、安保管理沟通、礼品管理沟通等等。

 

  上述这些细项中需要我们如何去与供应商进行沟通,都沟通那些内容呢? 如,礼仪管理的沟通,我们前期需要告知供应商筛选符合活动要求的礼仪(根据客户要求从年龄、经验、身高、身材、面容、皮肤、口齿这几方面进行挑选)、提供符合活动调性的服饰、告知活动流程、细节内容、化妆、站姿等培训。

 

  再如主持人管理沟通需要提前告知主持人活动的相关细节包括,活动背景、活动人数、活动嘉宾构成、活动环节、活动地点、活动时间、服装要求等。

 

  通过上述项目中两个项的沟通举例,不难看出在活动中每项管理沟通要将具体的要求及细节告知给供应商只有这样才能保证一个活动的顺利进行。

 

  二、执行文案的撰写

 

  所谓的执行文案就是活动中需要的执行手册,它是一个活动能沟通顺利进行的有力保证,将活动项目所涉及各个岗位的职责及时间安排都撰写在执行手册中有助于后期参加项目的人员能够快速了解项目,明确分工及自己的岗位的要求。

 

  那执行手册一般都包含那些内容呢?一般包含活动基本信息、整体活动流程安排、职责分工、AV流程控制表、物料清单、摄影摄像管理、礼仪管理等,在根据活动流程及安排将活动时间、工作内容、工作要求填写到活动列表每个岗位职责中去,如下图是一个摄影的流程管理安排表能够清晰的看到摄影的时间安排、工作地点、拍摄内容及相关要求。

 

  我们以往做执行手册过程中出现一个误区,从常规执行手册目录上分析就是一个“已确认信息的汇总资料”,实际上对现场并没有真正起到执行管理的作用。因此我提出了一个方法也可以算是一套标准,执行手册究竟如何撰写?除了应有的确认信息外,还需要将现场的分工内容以文字资料进行详细的描述,这里给出一个方法,活动执行五要素方法论:时间、地点、做什么、怎么做、备注!如摄影摄像管理表中的内容一样,礼仪管理、搭建管理、演艺管理、主持人管理等都可以将现场的执行内容提前以文字内容写出来,这样做的好处有几点: